Với vai trò là một nhà quản lý, bạn nhìn thấy một vấn đề cần giải quyết trong đơn vị của mình. Bạn có ý tưởng để giải quyết nó. Bạn thực hiện thảo luận với các thành viên liên quan, phân chia công việc. Tiến hành một thời gian, bạn phát hiện ra các member khác không hiểu hết ý tưởng của mình (dù bạn cho rằng mình đã trao đổi khá rõ ràng). Bạn lại cần thêm các cuộc họp khác để giải thích lại ý tưởng. Kết quả có thể vẫn không như bạn kỳ vọng.
Một tình huống khác. Một member trong team quản lý của bạn đề xuất một ý tưởng mới, tác động mang lại rất đáng kể. Mọi người rất ủng hộ. Sau một thời gian, mọi người bắt đầu hoang mang về ý tưởng này khi thấy nội dung không rõ ràng. Kết quả thực tế cũng không như kỳ vọng, và dù nhiều người cũng có nỗ lực trao đổi và đóng góp ý kiến thêm.
Bạn có thấy các vấn đề này quen thuộc?
Chúng ta vẫn hay phải thực hiện các việc mới chưa quen thuộc: triển khai các chương trình thay đổi tại doanh nghiệp, thực hiện một nhiệm vụ mới được giao mà chưa có kinh nghiệm. Nếu không làm rõ các yếu tố liên quan trước khi triển khai thì khả năng đạt được mục tiêu sẽ khó đảm bảo. Các thứ mới luôn tồn tại những điểm mình chưa lường hết. Chỉ nghĩ trong đầu khiến suy nghĩ không được mạch lạc, khó nhìn nhận được nhiều góc cạnh cùng một lúc, và khó để cập nhật.
Việc này đặc biệt cần thiết trong các công việc đòi hỏi sự tham gia của nhiều người, hoặc sẽ có người khác triển khai tiếp các công việc của bạn. Nếu chỉ dừng ở trao đổi trực tiếp, người tham gia rất dễ nghe sót, hiểu nhầm và quên thông tin.
Giải pháp
Với các công việc mới mẻ hoặc đủ phức tạp, người thực hiện nên dành thời gian để viết lại phương hướng triển khai trước khi thực sự bắt tay vào thực hiện. Việc này giúp cho mọi người tham gia có chung hình dung, cùng nhau thảo luận và đóng góp, có hướng để lập kế hoạch và bắt tay thực hiện.
Cần luôn suy nghĩ về mục tiêu: Làm thế nào để triển khai thành công ý tưởng mới?
Một số ví dụ về các nội dung có thể cần đến phương hướng
- 1 chương trình truyền thông mới
- Thực hiện các dự án KR trong OKR
- Triển khai 1 nội dung mới trong quy trình trên diện rộng
- Thay đổi quy trình onboarding (vấn đề gặp phải là gì, ý tưởng mới là gì, giải quyết vấn đề gì, vướng mắc gì,…).
- Triển khai quy trình onboarding mới (có quy trình nhưng chưa chắc đã triển khai được tốt trên diện rộng: ai là người phù hợp để triển khai, cách thức nào để mọi người quen và không quên nhiệm vụ,…)
- Phương hướng xây dựng sản phẩm mới (bối cảnh thế nào, target đến khách hàng nào, lợi ích mang lại, phía sản xuất cần phải chuẩn bị/điều chỉnh gì, cost structure,…)
Bài viết này mong muốn khuyến khích người đọc hình dung ra một “bức tranh” tổng thể để triển khai ý tưởng nào đó, thông qua việc viết tài liệu. Để ra được một bản phương hướng tốt đòi hỏi rất nhiều yếu tố khác nhau: từ kỹ năng viết, đến kiến thức và năng lực cần thiết trong vấn đề muốn viết phương hướng.
Nội dung cần có trong 1 bản phương hướng
Bản phương hướng có thể bao gồm các phần cơ bản như sau:
- Tổng thể về vấn đề đang đề cập đến
- Đặt đề bài: Bối cảnh dẫn đến ý tưởng/giải pháp muốn triển khai
- Giải pháp sơ bộ. Kết quả kỳ vọng.
- Nội dung chi tiết của giải pháp
- Các nội dung chính của giải pháp
- Cách thức triển khai giải pháp
- Các bên liên quan:
- Những ai tham gia
- Thời gian cần dành
- Công việc. Cách thức vận hành, phối hợp
- Các điểm lưu ý
- Lợi ích có thể có / không có. Nên tránh việc mọi người kỳ vọng nhiều hơn khả năng mang lại của giải pháp
- Rủi ro có thể gặp phải / các vấn đề cần lưu ý. Cách thức khắc phục.
Tùy vào từng vấn đề cụ thể mà điều chỉnh nội dung của bản phương hướng cho phù hợp. Cần bám vào mục đích chính: làm thế nào để triển khai ý tưởng / giải pháp thành công.
Cách thức lấy ý kiến đóng góp
- Người phụ trách viết tài liệu phương hướng triển khai. Format có thể tùy ý. Theo quan sát, file document và có thể share/tương tác online là phương án mang lại nhiều lợi ích.
- Người phụ trách gửi cho các bên liên quan để lấy ý kiến, comment trực tiếp hoặc bổ sung vào file
- Thảo luận trực tiếp để làm rõ. Trong quá trình thảo luận cần bổ sung vào file, để có tư liệu cho hoạt động tinh chỉnh về sau cũng như lưu giữ nội dung thảo luận.
- Điều chỉnh lại nội dung sau khi thảo luận
- Từ file phương hướng triển khai có thể tạo thành các file kế hoạch chi tiết. Định kỳ cần rà soát lại để đảm bảo đi theo đúng phương hướng, hoặc có thể cần điều chỉnh lại phương hướng cho phù hợp với tình hình thực tế.
Các điểm lưu ý khác
Cách tiếp cận này hoàn toàn có thể sử dụng được trong các công việc cá nhân. Bản thân người viết cũng dần hình thành thói quen viết phương hướng trước khi bắt tay vào công việc chi tiết. Kể cả một bài thuyết trình mới cũng có thể áp dụng cách này.
Trong dự án dù nhỏ, có thể đề nghị các bạn dev/lead mô tả phương hướng cho việc tạo base, cách tiếp cận với bài toán, cách có thể đảm bảo chất lượng code từ sớm khi có nhiều người tham gia,… Việc dành 1 ngày để viết và thảo luận các vấn đề chung của dự án có thể tiết kiệm được rất nhiều công sức về sau.
Để hoàn thành tốt các việc đủ khó, phụ thuộc vào nhiều người, đòi hỏi nhiều yếu tố khác như: năng lực quản lý dự án của người phụ trách, năng lực thực thi của các thành viên liên quan,… Bài viết này chỉ đề cập đến một phần rất nhỏ của giai đoạn chuẩn bị ban đầu. Sự chuẩn bị tốt sẽ giúp bạn tự tin hơn về kết quả.