Hôm nay bạn tham gia bao nhiêu buổi họp?
Trong số đó, bao nhiêu buổi thực sự hiệu quả?
Meeting – Họp có lẽ là hoạt động phổ biến nhất tại mọi doanh nghiệp. Và có lẽ nó cũng chính là nơi khiến năng suất công việc thấp mà không phải ai cũng nhận ra.
Nghề quản lý hay được đùa là “nghề đi họp”. Công việc điển hình trong ngày là di chuyển từ phòng họp này sang phòng họp khác. Công tác huấn luyện giúp tôi có nhiều cơ hội quan sát các buổi họp, và cũng có cơ hội thử nghiệm nhiều hơn. Và tiếc rằng, tôi thấy tỷ lệ các buổi họp thực sự chất lượng không nhiều.
Tôi vốn nghĩ khéo chỉ cần tập trung giúp các công ty làm thật tốt việc hội họp là có thể tăng đáng kể về năng suất. May mắn tôi có tìm thấy trang LucidMeetings[1] một nguồn vô cùng chất lượng. Nếu bạn chịu khó bơi lội trong rừng tài nguyên của họ, tôi tin rằng bạn sẽ có những bước tiến rất xa trong việc nâng cao hiệu quả công việc qua hình thức họp.
Các bài viết của tôi về chủ đề này mang tính chia sẻ một vài góc nhìn. Bạn hoàn toàn có thể bỏ qua, vì nội dung trong trang LucidMeetings là quá đủ cho bạn.
*) Theo cảm nhận của tôi, có vẻ nhiều người vẫn ác cảm với từ “họp”, cho rằng đó là việc không hiệu quả, nên làm càng ít càng tốt. Trong bài viết này, tôi sẽ sử dụng từ “meeting” để giữ được thái độ khách quan cho nó.
Lý do cần meeting
Thông tin có thể coi như là máu đối với doanh nghiệp. Nó cần được truyền tải một cách hiệu quả tới nơi cần đến. Ngoài ra, năng lực ra quyết định và thực hiện công việc của mỗi người luôn có giới hạn. Làm việc cùng nhau giúp tạo ra sự cộng hưởng. Meeting là hình thức để giúp các việc trên được diễn ra suôn sẻ.
Theo từ điển Oxford, “Meeting – an occasion when people come together to discuss or decide something (một dịp khi mọi người đến với nhau để thảo luận hoặc quyết định điều gì đó)”.
Theo LucidMeetings[2], meeting có chức năng để “nhanh chóng tạo ra quan điểm chung trong một nhóm”. Đó có thể là một quyết định, một kế hoạch, một cam kết, một sự hiểu biết mới, một ý định, một lời xin lỗi, một giải pháp,… Meeting tập trung vào cả phần công việc và con người.
Các hình thức như email, chat cũng là các kênh để truyền tải thông tin và trao đổi công việc quan trọng. Trong một số tình huống, các hình thức đó hiệu quả hơn là meeting trực tiếp. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, nhất là bối cảnh thông tin không đầy đủ, thật khó để mọi người đi đến “quan điểm chung” mà thiếu sự tương tác phản hồi trực tiếp.
Bạn nên tránh cả hai thái cực:
- Cắt giảm tối đa hoạt động meeting để tập trung cho công việc cá nhân
- Lạm dụng hình thức làm việc chung qua meeting quá nhiều
Tôi từng thấy có doanh nghiệp sợ meeting như sợ dịch, tìm cách cắt giảm tối đa và làm thật nhanh. Đó không phải là điều tốt. Tôi quan sát được sự thiếu hiệu quả trong việc truyền thông tại đó. Quan trọng hơn, quản lý các cấp sẽ mất đi cơ hội thực hiện đúng vai trò. Thật vậy, bạn làm sao có thể dẫn dắt được mọi người bằng email hoặc chat?
Dấu hiệu của buổi meeting không hiệu quả
Nếu bạn quan sát thấy một số dấu hiệu dưới đây, nhiều khả năng là bạn đang tham gia một buổi meeting không hiệu quả:
- Chiếm sóng bởi một (vài) người;
- Mọi người không thực sự quan tâm: tranh thủ làm việc riêng; chỉ trả lời khi được hỏi đến;
- Người nói hay bị ngắt lời;
- Thường xuyên lố giờ;
- Không đạt được mục tiêu đề ra (dù dành nhiều thời gian thảo luận qua lại);
- Các action sau meeting không được thực hiện nghiêm túc.
Ảnh hưởng của việc meeting không hiệu quả
Đầu tiên là chi phí. Thử giả định với một cty 100 người, tất cả các chi phí chia trung bình 20 triệu/người/tháng, tương đương ~110K/giờ làm việc. Một giờ họp không hiệu quả có thể làm tốn 20 phút ~ 36K VNĐ. Mỗi người 1 tuần tham gia trung bình 2 buổi meeting kéo dài 1 giờ. Với 50 tuần, mỗi người lãng phí 3,6 triệu mỗi năm. Cả công ty lãng phí 360 triệu.
Số lượng buổi meeting tùy thuộc vào đặc thù công ty. Tôi tin rằng số tiền bị mất đi do meeting không hiệu quả cao hơn rất nhiều. Bạn tính chi phí bao nhiêu cho các quyết định thiếu hiệu quả được đưa ra, cho các giải pháp vội vàng gây ra nhiều hậu quả, hay cho việc mọi người hình thành tư duy làm việc kém hiệu quả?
Thứ hai có thể kể đến tinh thần làm việc. Meeting không hiệu quả gây ra sự hao tổn năng lượng lớn, từ đó khiến tinh thần làm việc của mọi người đi xuống.
Thứ ba, và là điều có thể gây nguy hại rất lớn, là mọi người chấp nhận sự thiếu hiệu quả. Thường xuyên làm một việc không hiệu quả, không dám đưa ra ý kiến phản đối, không có cơ chế để cải thiện. Đấy là các yếu tố để thúc đẩy sự hình thành nên tư duy làm việc.
Tại sao các meeting không hiệu quả vẫn tồn tại?
Tôi cho rằng có các nguyên nhân chính như sau:
- Quản lý không nhận thức được sự thiếu hiệu quả. Không phải ai cũng tự nhìn nhận ra vấn đề của mình. Meeting là hoạt động giàu tính trải nghiệm. Bạn cần có mặt trong các buổi meeting hiệu quả mới dễ nhìn thấy sự khác biệt. (Tương tự như việc bạn không thể hình dung ra đất nước Singapore nếu chưa đặt chân đến, hoặc là xem các video)
- Quản lý không có mục tiêu chủ động cải tiến. Có thể đó chưa phải là điều cần được ưu tiên (và rất tiếc mãi luôn là điều không được ưu tiên)
- Thiếu các kiến thức và kỹ năng cần thiết. Thiết kế và tổ chức các buổi meeting hiệu quả đòi hỏi nhiều kỹ năng. Tin tốt là bạn có thể học được, và tin xấu là bạn phải học cái mới.
Để có được các buổi meeting hiệu quả trên diện rộng một cách hệ thống, các công ty sẽ phải nỗ lực rất nhiều.
Điểm mấu chốt, bạn có cho rằng đó là điều cần được ưu tiên cải thiện trong thời gian tới?
[1] Bạn có thể bắt đầu từ đây https://blog.lucidmeetings.com/blog/creating-a-foundation-for-changing-your-organizations-meetings/