“Mọi người có ý kiến gì nữa không?”, câu hỏi quen thuộc vang lên báo hiệu sự kết thúc của buổi họp.
Sếp là người chủ trì và trình bày rất tâm huyết. Anh chị em chăm chú lắng nghe. Thi thoảng có một vài câu hỏi được đưa ra. Các action của sếp được thống nhất nhanh chóng. Mọi người rời phòng họp trong hoan hỉ.
Bạn có thấy quen thuộc?
Trong một bối cảnh khác. Một phiên làm việc thông thường của một team dự án theo Agile. Mọi người thi nhau nói, rất nhiều ý tưởng được đưa ra và thảo luận. Trông có vẻ lộn xộn, nhưng kỳ thực luồng trao đổi lại rất nhịp nhàng. Không khí vui vẻ, tích cực của phiên làm việc vẫn tiếp tục tiếp nối sau đó.
Đấy là một trong những trải nghiệm đầu tiên của tôi với Agile và facilitation, từ 2016 mà vẫn còn hiển hiện khá sinh động. Thực sự rất khác biệt với các buổi họp thông thường. Trải nghiệm này rất khó diễn tả đầy đủ. Bạn phải có mặt ở đó mới cảm nhận rõ nét.
Tôi có may mắn được tham gia hoặc quan sát nhiều phiên làm việc nhóm hiệu quả, và học hỏi được từ các facilitator rất siêu. GrowMind cũng tổ chức nhiều hoạt động làm việc nhóm cho khách hàng, nên càng có cơ hội để rèn luyện. Workshop quy mô cỡ 15-20 người nhiều không nhớ nổi, khéo phải hơn trăm. Chúng tôi cũng từng phụ trách điều phối một phiên làm việc cho hơn 200 người [1]. Và cách đây vài tháng là một ngày workshop cho gần 100 người. Trải nghiệm vô cùng thú vị.
Facilitation
Từ này theo tiếng Việt được dịch là “việc/hoạt động điều phối” hoặc “sự tạo điều kiện thuận lợi, sự làm cho tiện lợi”. Tôi chưa tìm ra được từ dịch hay hơn, nên xin giữ lại tiếng Anh.
Về mặt ý nghĩa, facilitation có thể hiểu như sau.
Facilitation – quá trình biến điều gì đó trở nên khả thi hoặc dễ dàng hơn. Đó là hướng dẫn và hỗ trợ một nhóm người để họ có thể cộng tác tốt hơn, đạt được các giải pháp, quyết định cũng như kết quả nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Facilitation có thể được áp dụng trong các buổi họp, các phiên làm việc chung, hoạt động tư vấn huấn luyện, hoặc các buổi đào tạo. Cứ có hai người trở lên là bạn có thể cân nhắc đến facilitation. Ngoài ra, creative thinking, design thinking, innovation được nhắc đến nhiều trong thời gian gần đây, càng cần đến kỹ năng facilitation hiệu quả.
Bạn có thể dễ dàng yêu cầu mọi người đến họp và nghe, nhưng để mọi người tham gia một cách tích cực đòi hỏi cách làm khác. Một phiên làm việc nhóm được thiết kế và điều phối tốt có thể tạo ra sự an toàn về tâm lý, huy động được trí tuệ tập thể, mang lại sự cam kết và ủng hộ của mọi người tham gia.
Kỹ năng facilitation đòi hỏi sự rèn luyện. Bản thân tôi cũng còn nhiều điểm thiếu sót.
Một vài nguyên tắc trong facilitation
Để có được một phiên làm việc nhóm tốt, bạn phải chú ý rất nhiều thứ. Dưới đây là một vài nguyên tắc cơ bản:
- Chuẩn bị kỹ lưỡng, nhưng hãy sẵn sàng cho thay đổi. Bạn cần dành đủ nhiều thời gian để thiết kế phiên làm việc một cách chi tiết. Hãy hình dung một cách rõ nét về phiên làm việc trước khi nó diễn ra. Các hoạt động cần được thiết kế có ý đồ để đạt được mục tiêu mong muốn. Chuẩn bị là giai đoạn quan trọng bậc nhất trong facilitation. Tuy vậy, dù bạn có chuẩn bị kỹ đến đâu thì vẫn luôn có nhiều yếu tố tác động làm lệch quỹ đạo dự định. Huy động trí tuệ của tập thể giúp tạo kết quả tốt hơn, nhưng cũng khiến lịch trình khó kiểm soát hơn. Bạn cần tính đến các phương án dự phòng cho nhiều tình huống khác nhau. Ngoài ra, kỹ năng facilitation tốt cũng giúp bạn nhận ra các tình huống cần điều chỉnh lại lịch trình, nhất là khi phiên làm việc bị quá giờ nhiều, hoặc kết quả không đạt được như kỳ vọng.
- Mọi thứ đều nhằm phục vụ nhóm. Người facilitator thiết kế các hoạt động để giúp nhóm làm việc với nhau và tạo ra kết quả tốt nhất. Cần tránh việc dẫn dắt nhóm theo ý đồ định trước của bản thân. Chịu trách nhiệm cho kết quả là nhóm, không phải facilitator. Trong một số tình huống, nếu quản lý nhóm đóng vai trò facilitator và muốn là người quyết định cuối cùng, hãy nói rõ điều đó với nhóm ngay từ đầu.
- Sự tham gia đầy đủ của mọi người. Bạn cần tạo được không gian an toàn, cởi mở để mọi người sẵn sàng chia sẻ và thảo luận, dù có các quan điểm trái ngược nhau. Việc lắng nghe đầy đủ và không ngắt lời cần được nuôi dưỡng. Hãy giúp nhóm quen với việc ghi nhận sự nỗ lực đóng góp ý kiến của người khác. Bạn hãy lưu ý tới những người ngại giao tiếp và tạo cơ hội để họ được lên tiếng. Nhìn chung, kỹ năng facilitation vô cùng quan trọng.
Facilitative leadership
Có hẳn một phong cách lãnh đạo dựa trên nền tảng của facilitation. Facilitative leadership nhằm mục đích trao quyền cho cấp dưới để đưa ra quyết định, để thúc đẩy giao tiếp và năng suất tốt hơn trong nhóm. Facilitative leadership đang nổi lên như một phong cách hiệu quả nhất để tạo ra và duy trì các nhóm có hiệu suất cao. Facilitative leadership thu hút những người đi theo “càng nhiều càng tốt trong việc tạo ra tầm nhìn và mục đích của nhóm, thực hiện tầm nhìn và mục đích cũng như xây dựng một đội ngũ hiệu quả và gắn kết”.
Nội dung trên được lựa chọn từ một bài tổng hợp của Harvard Law School [2]. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn tại đường link bên dưới.
Kết luận
Facilitation chỉ là một phương pháp. Nó có thể hiệu quả và có thể không, tùy thuộc vào nhiều yếu tố.
Bạn thử quan sát các buổi họp hoặc làm việc theo nhóm của mình nhé. Nếu bạn thấy chưa hiệu quả, facilitation có thể là từ khóa bạn nên tìm kiếm kỹ hơn.