PDCA xưa như trái đất. Bạn đọc bài viết này chắc là đã được nghe về khái niệm này nhiều lần.
Tôi vẫn nhớ hai ngày Kickoff chương trình phát triển năng lực lãnh đạo tại công ty cũ, khóa thứ hai, gần cuối năm 2017. Tên khóa là Chương trình mầm non xMen02, khá kêu. Chương trình triển khai theo phong cách tự học, nên hai ngày Kickoff tập trung vào năng lực đó. Xuyên suốt hai ngày là bài tập “Xây dựng bí kíp tự học hiệu quả”. Mỗi nhóm 5-6 người được mang một laptop, internet thì chậm. Đề bài tôi nhớ yêu cầu ra được trăm trang ^^. Nhóm nào cũng kêu như vạc. Biết làm sao, khó khăn là chuyện thường ngày mà.
Và bối cảnh khó khăn đó giúp các bạn được trải nghiệm thực hành PDCA nhiều lần. Các team ủ mưu tính kế, cải tiến liên tục để tăng năng suất. Không khí rất sôi động.
Tôi cũng đã nghĩ rằng mình đã quen thuộc với PDCA. Ai dè vẫn có các điểm mới mẻ.
PDCA
PDCA thông thường được hiểu khá “đơn giản”.
Plan – Thiết lập mục tiêu và cách thức đạt mục tiêu.
Do – Thực hiện.
Check – Đánh giá kết quả thực tế so với kỳ vọng, qua đó biết được điều gì hiệu quả, điều gì không.
Act – Phân tích và xử lý các vấn đề của quy trình được bộc lộ trong bước Do, Check. Xác lập các tiêu chuẩn cao hơn, quy trình hiệu quả hơn.
Chu trình PDCA được tiếp tục với các tiêu chuẩn cao hơn. Các vấn đề từng phát sinh vẫn lặp lại thì khả năng bước Act của vòng lặp trước đó chưa đủ tốt.
Chu trình PDCA có thể hình dung qua mô hình dưới đây:
Nguồn Wikipedia.
Thông thường mọi người chỉ làm bước Plan-Do, rất dễ bỏ qua Check-Act. Việc nối tiếp các chu trình để đạt được mục tiêu dài hạn lại càng ít nữa.
PDCA là công cụ quan trọng của ISO, cũng như quản trị tinh gọn (Lean) hay phương thức Toyota.
Lịch sử của PDCA
Sơ lược
PDCA (Plan-Do-Check-Act/Adjust) hoặc PDSA (Plan-Do-Study-Act) được cho là xuất phát từ Shewhart – một nhà vật lý, kỹ sư và nhà thống kê người Mỹ. Ông giới thiệu về chu trình Shewhart những năm 30 của thế kỷ trước. Edwards Deming – một lý thuyết gia kinh doanh, nhà tư vấn quản trị người Mỹ, có cảm hứng và học được rất nhiều từ Shewhart. Deming đã mang chu trình Shewhart có cải biên dạy tại Nhật Bản vào những năm 1950. Người Nhật gọi là chu trình Deming, và đặt cho cái tên là PDCA (Plan-Do-Check-Act). Chính Deming và chất lượng cao của người Nhật làm PDCA trở nên phổ biến. Nói đến PDCA là người ta nhắc đến Deming, chẳng mấy ai biết tới Shewhart.
Đến gần đây tôi vẫn nghĩ mọi thứ giản dị như vậy. Hóa ra là lại phức tạp hơn. Phần dưới đây được trích dẫn từ bài nghiên cứu trên trang deming.org, có tên “Clearing up myths about the Deming cycle and seeing how it keeps evolving – Làm sáng tỏ những huyền thoại về chu kỳ Deming và xem nó tiếp tục phát triển như thế nào” (link)
Chu trình Deming và PDCA
Cái mà Deming giới thiệu cho người Nhật là bản cải biên của chu trình Shewhart. Thế nào mà dần nó lại được gọi là Deming Wheel/Cycle – Chu trình Deming. Nó được mô tả như sau:
1. Thiết kế sản phẩm (với thử nghiệm phù hợp).
2. Chế tạo sản phẩm và thử nghiệm trên dây chuyền sản xuất và trong phòng thí nghiệm.
3. Bán sản phẩm.
4. Kiểm nghiệm sản phẩm qua sử dụng và thông qua nghiên cứu thị trường. Tìm hiểu xem người dùng nghĩ gì về nó và tại sao những người không sử dụng lại không mua nó.
Bốn bước lặp đi lặp lại: Thiết kế (Design), Sản xuất (Production), Bán hàng (Sales), Nghiên cứu (Research). Trông có vẻ chẳng liên quan gì đến PDCA.
Bằng một cách thần kỳ nào đó, bác Masaaki Imai – một người có công trong việc giới thiệu khái niệm Kaizen cho phương Tây, trình bày về khái niệm chu trình PDCA dựa trên chu trình Deming ở trên. Bác bảo, các giám đốc điều hành người Nhật đã sửa lại như thế, mà không khai ra ai là người sửa.
Các giai đoạn tương ứng như sau:
- Thiết kế = Plan. Thiết kế sản phẩm tương ứng với giai đoạn lập kế hoạch quản lý.
- Production = Do. Sản xuất tương ứng với chế tạo hoặc làm việc trên sản phẩm đã được thiết kế.
- Sales = Check. Số liệu bán hàng xác nhận liệu khách hàng có hài lòng hay không.
- Research = Act. Nếu có khiếu nại, nó phải được đưa vào giai đoạn lập kế hoạch và hành động trong vòng nỗ lực tiếp theo.
Và bằng một cách nào đó (trong tài liệu cũng không chỉ rõ), PDCA trở thành PDCA như chúng ta biết hiện tại.
Deming tiếp tục phát triển chu trình Shewhart
Đến những năm 1980, Deming lại nhắc đến chu trình Shewhart có cải tiến trong một buổi seminar. (Tôi cũng có kiểm tra lại, chu trình có được mô tả trong sách “Out of the crisis – Vượt qua khủng hoảng”, xuất bản 1986. Sách xịn, đã được dịch ra tiếng Việt nhưng rất tiếc là không được tái bản)
Chu trình Shewhart – 1986
Đến 1993, Deming tiếp tục cải tiến và đưa ra Chu trình Shewhart cho việc Học tập và Cải tiến – Shewhart Cycle for Learning and Improvement, còn gọi là Chu trình PDSA (Plan-Do-Study-Act). Cụ không thích dùng từ Check, cho rằng nó không thể hiện được quan điểm Study. (Đến khúc này thì tôi cũng chưa thủng lắm, cần điều tra thêm)
Chu trình PDSA – Deming 1993
Đọc lại phần lịch sử này khá thú vị. Lật đi lật lại tài liệu còn ra thêm thông tin khác cũng hay ho.
Tổng kết
Hiểu cặn kẽ về lịch sử của PDCA chưa chắc đã giúp bạn thực hành PDCA tốt hơn. Tuy vậy, nắm bắt được tư tưởng của những người đã tạo ra PDCA sẽ giúp bạn có tư duy sâu sắc, hệ thống hơn về quản trị chất lượng cũng như quản trị doanh nghiệp. Phần này tôi còn phải tiếp tục dài dài.
Tôi sẽ lược dịch một bài về PDCA trong Toyota.